Note : 7 ; Une véritable référence sur la facilitation de réunions !

Plus qu’un livre, c’est un support de cours ! Ou plus exactement, c’est les deux à la fois. Et sous un format inhabituel (à commencer par le « grand format » physique du livre), j’ai vraiment trouvé là un texte de référence sur la facilitation de réunions. Le tout en 227 pages sur 9 chapitres.

Le 1er chapitre est une introduction à la facilitation, pour mieux appréhender ce que l’on attends d’un facilitateur et quelle doit être sa posture. Les 36 pages de ce premier chapitre sont un raccourcis sur le reste de l’ouvrage et se terminent par un exercice d’auto-évaluation très bien fait.

Le second chapitre focalise sur la posture du facilitateur sur une douzaine de pages. Ce point qui avait été introduit au premier chapitre est ici développé : le facilitateur doit-il être interne ou externe ? Peut-il être un manager, avec une posture haute ? Quelle sont les challenges auxquels doit faire face le facilitateur ? Après avoir fait le tour de ces questions, cette notions un peu floue de posture acquiert une réalité plus tangible.

Le 3ème chapitre est étonnamment court étant donné son thème : les étapes de la facilitation, de la préparation au feedback qui suit la réunion ! En fait, le long de ces 8 pages, l’auteur veut surtout nous faire prendre conscience des ces phases. C’est à la fois éclairant et frustrant, car le contenu de ces phases suivra de manière plus détaillée dans des chapitres suivant !

Justement, au 4ème chapitre, c’est la phase de préparation qui est abordée. Plus précisément, c’est la connaissance des participants qui est abordée. D’abord au niveau individuel, avec de nouveau quelques brillantes idées pour évaluer les participants. C’est ensuite au groupe, quand il s’agit d’une équipe, que l’on s’intéresse. Ici l’auteur emprunte les 4 étapes d’évolution du groupe de Tuckman.

Le chapitre 5, « creating participation » est dévolu à la partie introductive de la réunion. On y voit comment briser la glace, permettre aux participants de se connaître, s’assurer que le meeting sera productif avec une préparation adéquate et enfin établir des règles de comportements au sein de la réunion.

Au chapitre 6, on aborde le décision making sur une vingtaine de pages. Les principes généraux sont très bien couverts, mais l’organisation du chapitre fait un peu fouillis. On commence par les « niveaux de discussions, à savoir les types de meeting. Un sujet qui serait mieux couverts bien en amont. Vient ensuit le niveau de délégation des décisions, qui n’est pas sans rappeler le délégation poker de Jurgen Appelo. C’est le cœur du chapitre. L’auteur aborde, trop rapidement à mon goût, sur quelques techniques de prise de décision. Puis vient, on ne sait pourquoi à cet endroit le modèle divergent / convergent qui aurait plus eu sa place au chapitre 3 (ou peut-être même au 1 !).

La gestion de conflits est un gros morceau de ce livre. Abordé au chapitre 7, elle couvre 30 pages et se propose de structure des interventions et de les décliner dans différentes situations classiques. Très instructif !

Le chapitre 8 n’est probablement pas le plus intéressant des chapitres, car il parle de « piloter » les meetings. Il ne faut pas croire pour autant que le contenu est sans valeur : on y reprends des points clés d’une bonne tenue de meeting et on y clarifie des rôles. De plus, ce chapitre nous gratifie d’un très bon questionnaire d’évaluation de réunion.

Le chapitre 9, c’est un peu la corne d’abondance de ce livre ! Ce ne sont pas moins de 22 techniques qui sont proposées sur ces 40 pages. En fait, les outils de cette boite à outils sont même bien souvent présentés trop succinctement. De quoi nous inciter à nous intéresser à ces ouvrages plus pointus sur certaines de ces techniques. Mais le job est remarquablement bien fait dans l’espace qui lui est dévolu !

La vingtaine de pages du dernier chapitre « process design » propose une série d’agendas de réunions adaptés à des types variés de réunions. C’est certainement utile, mais bien peu passionnant à lire !

Aucun doute, le livre est excellent ! Il est instructif en première lecture et recèle largement assez de pépites pour en faire un ouvrage de référence ! Le seul reproche que je ferais est son plan un peu confus. Je peine souvent à retrouver l’information que je désire, symptôme qu’il manque une certaine logique dans la construction. Mais cela n’enlève rien au fait qu’il s’agit bien là de ma référence majeure sur la facilitation de réunions !

Référence complète : Facilitating with Ease ! 3rd edition – Ingrid Bens – Jossey-Bass 2012 – ISBN : 978-1-118-10774-4