Comment j’utilise Evernote

Lors de la dernière rencontre Meetup Evenote, nous avons échangé sur nos cas d’usage d’Evernote.

J’avais par ailleurs évoqué les outils 2.0 que j’utilisais en Décembre 2011. Il est temps de revenir plus spécifiquement sur Evernote et d’en détailler mes cas d’utilisation.

Les carnets de note

J’entends souvent la question des carnets de note versus les tags. Certains utilisent très peu de tags, mais un grand nombre de carnets de note (y compris des carnets organisés hiérarchiquement). D’autres utilisent très peu de carnets de note, mais un grand nombre de tags. C’est mon cas.

J’utilise en tout 7 carnets de note, dont 3 sont à usage professionnel. C’est peu, voir très peu par rapport à ceux qui utilisent Evernote de manière intensive, mais j’ai essayé d’optimiser le nombre de ces carnets de note, Je m’embrouille néanmoins régulièrement ! Une dernière chose : même avec seulement 7 carnets il parait utile de limiter la confusion. J’utilise une pile de carnets, pour mes carnets à usage professionnels. Justement, parlons-en.

Utiliser les partages

Des 3 carnets de note à usage professionnel, j’en utilise un pour les notes, essentiellement prises en réunion que je souhaite garder pour moi.

Les deux autres carnets ont été créés afin de partager mes notes avec chacune des équipes que je gère. N’ayant pas franchi le pas “premium” ces carnets sont en lecture seule pour les membres des équipes qui ont accès. En fait, c’est aussi bien. Mon objectif n’est pas de créer un espace collaboratif (nous utilisons plutôt GitHub ou Google Docs pour cela) mais de mettre à disposition des personnes concernées les notes que j’ai pu prendre (là encore souvent en réunion, mais pas seulement) et qui les concernent. Bref de gagner du temps et de l’efficacité par rapport à la bonne vieille diffusion par mail !

Zero papier

Mon but premier était de remplacer le bon vieux cahier de notes. L’objectif n’est pas complètement rempli à 100%, car il reste le cas des schémas… mais globalement oui c’est le cas !

Mes carnets de note sont “physiques”

A une exception près sur laquelle je reviendrais, je ne déplace pas mes notes entre carnets. Chaque carnet correspond à un pan de mon activité professionelle ou privée et le but des carnets de notes est de les cloisonner. D’autres utilisent les carnets de notes pour matérialiser des états de workflow, par exemple. Ce n’est pas mon cas.

Les Tags

Comme je l’ai dit, j’utilise beaucoup de tags, environ 150. Je passe dessus régulièrement, disons tous les 3 ou 4 mois pour regarder ce qu’il en est des tags peu utilisés, c’est à dire ayant 2 ou 3 occurences et moins. Visiblement c’est plus que beaucoup de personnes. Certains semblent trouver difficile de tagger de manière pertinente les notes avec un si grand nombre de tags. Je ne sais que répondre, sinon que cela ne me pose pas de problème !

Quelles notes ?

Compte-rendus

Je l’ai évoqué tout à l’heure, j’utilise beaucoup Evernote pour prendre des notes en réunion ou même faire un compte-rendu en “live”. Il m’arrive de faire ce compte-rendu connecté à un projecteur, permettant ainsi aux participants de faire des remarques ou d’apporter des précisions e direct. On gagne beaucoup de temps ainsi ! Il arrive même que certains membres de l’équipe lisent ces notes en direct et apportent leurs réponses ou leur contribution à peine la réunion finie !

Petites notes sur le vif

Je prend très peu de notes sur mon iPhone. Il n’est définitivement pas fait pour cela, sauf pour dépaner ! Je ne le fais que pour noter deux ou trois mots clés sur lesquels je ferais des recherches lorsque j’écoute un podcast. J’apprécie alors qu’Evernote inscrive directement en titre de la note la référence du podcast sans que j’ai à le faire ! L’autre cas plus rare encore est une note à propos d’un livre quand je lis dans les transports (ce que je fais très souvent). Encore une ois, c’est très sibyllin. Il s’agit typiquement du type de note que je détruit ensuite. Car j’ai oublié de dire que je suis le genre de gars qui conserve ses notes jusqu’à la fin des temps. J’aurais l’occasion de reparler de ce point.

Préparation d’articles

Les posts que je prépare pour mon blog (dont celui-ci) sont tous écrits au préalable sur Evernote. C’est en principe un peu limite par rapport à la taille des textes pour lesquels l’outil est prévu, mais là encore je m’en sort sans trop de problème. Un copier-coller et un peu de travail cosmétique suffisent à rendre l’ensemble correct. Pourquoi faire ce travail sur Evernote ? Tout simplement parce que l’outil fonctionne online et offline, le mode brouillon de Tumblr ne permet que le Online. L’alternative est évidemment le bon vieux fichier texte avec un éditeur de texte (TextMate, TextWrangler ou même MS Word). Mais je suis bien décidé d’en finir avec les fichiers texte qui trainent partout ! De plus le stockage sur Evernote me fournit un archivage de ces textes sur lesquels j’ai souvent passé un temps non négligeable. Je ne voudrais pas les perdre simplement parce que j’ai fait confiance à un seul et même site…

Bien sûr une petite fonctionnalité de publication sur Tumblr depuis Evernote serait bien sympathique ! Pas vraiment critique, mais quand je vois la qualité et la simplicité de la même fonction sur Flickr, je me dis que…

Photos

C’est une fonctionnalité que j’utilise vraiment de manière très anecdotique ! Parfois je prend en photo un paper board ou un affichage public qui contient des informations qui m’intéressent. Si je l’ai fait une diszaine de fois, c’est le bout du monde…

Cartes de visite

C’est une utilisation tout à fait étonnante, mais dont j’avoue qu’elle ne m’est d’aucune utilité ! Pour ceux qui ne connaissent pas, voilà comment ça marche:

  • On vous remet un carte de vite: vous la prenez en photo (avec votre smartphone sur lequel est installé l’application Evernote). Bon, pas tout de suite, vous attendez que votre interlocuteur soit parti, sinon vous passez pour un gros geek!
  • Une fois enregistré votre note contenant la photo de la carte de visite, Evernote va opérer l’OCR de cette photo pour en détecter les mots. Ca marche très bien.
  • Une fois cela fait, grâce à l’indexation full text qu’opère sytématiquement Evernote, vous pouvez retrouver la carte de visite en cherchant des mots-clé !

Aujourd’hui j’utilise cette fonction pour le fun, mais en réalité je saisis mes contacts à la main. Je n’en ai pas tant que cela, et en avoir trop (j’en ai déjà plus de 200) rend la consultation de celui-ci pénible ! A terme j’en ferais peut-être un usage plus important, car j’ai beaucoup plus de cartes de visite que je n’en saisi dans mes contacts. Cele me permettrait en outre de mettre des notes personnelles. C’est certainement que je n’ai pas pris le pli, je devrais sans doute essayer de manière plus assidue !

Notes audio

Voilà la chose que je n’utilise pas du tout ! Je n’ai jamais été un utilisateur du dictaphone, je ne suis pas plus un utilisateur des notes audio. Je sais que c’est le moyen le plus partique de prendre des notes sur son iPhone, simplement ce n’est pas mon truc. Voilà, c’est dit !

Web Clipping

Comme me le disait Pierre Journel, c’est moi le gars qui n’utilise pas le Web Clipping !

En fait, ce n’est plus tout à fait vrai.

Non au Web clipping de bourrin

Clipper des pages Web bariolées et encombrées de trucs dans tous les sens ne m’a jamais paru très utile. Je préfère largement bookmarquer une page qui m’intéresse dans ce cas. En tout cas, le Web Clipping brut ne m’a jamais incité à faire de la lecture différée sur cette base.

Evernote Clearly

Puis est arrivé Evernote Clearly ! Pour ceux qui ne connaissent pas et lisent régulièrement des articles ou billets de blog sur le Web, Clearly permet de se débarrasser du contenu non utile pour avoir une page blanche où ne figure plus que le contenu utile, aussi lisiblement que sur un ebook ! Mieux, quand l’article est découpé en pages, Clearly vous rassemble les morceaux et il vous permet d’ajuster la taille de la police de caractère.

Avec Evernote Clearly, je suis beaucoup plus disposé non seulement à lire des articles, mais à les mettre en attente pour les lire plus tard. Et voilà revenu le Web Clipping (car le Web Clipping marche aussi sur une page nettoyée par Clearly), qui me permet de lire ce qui m’interesse à tête reposée ou quand je n’ai pas de liaison internet ! 

Lecture différée

Je parlais de lecture différée avec le Web Clipping, mais ce n’est pas la seule manière dont je met des choses en attente. Les deux autres cas d’usage sont les flux RSS et le fil Twitter. Pour cela j’utilise IFTTT.

IFTTT permet de connecter des canaux d’entrée sur des canaux de sortis sous certaines conditions. Une fois configuré IFTTT, on peut tout simplement l’oublier ! Franchement, je me demande bien quel est leur business model… Toujours est-il que cela marche très bien. J’ai configuré deux flux depuis IFTTT

Depuis Twitter

J’ai configuré IFTTT de manière à m’envoyer les Tweets auxquels sont associés des liens que je juge intéressant vers Evernote. Il me suffit pour cela de mettre le Tweet en favori. Je dédie un carnet de note “à traiter” à ces envois, qui me sert de gare de triage. En effet, je consulte en bonne partie mes tweets depuis mon iPhone, et j’ai abandonné l’idée de lire des pages Web non formatée pour un usage mobile dessus !

Je détruit donc la plupart des notes que je dépile de mon carnet “à taiter”, parfois je conserve le lien dans Diigo.

Mais qu’en est-il de MyEn ? J’avais commencé à utiliser cette fonction. Mais honnêtement, depuis que j’utilise IFTTT, je ne vois pas l’intérêt de continuer. Je l’ai donc abandonné.

Depuis Google Reader

C’est à peu près le même cas de figure que précédemment. J’ai configuré IFTTT de manière à envoyer les sujets que je met en favori vers mon carnet de note “à traiter”. La suite du processus est identique.

Stockage de documents

Une autre fonctionnalité que je n’utilise pas aujourd’hui. Elle semble attrayante, surtout avec l’indexation “full text” accessible en premium ! Je pense que j’y viendrais un jour, progressivement.

Les “killer features”

Le mode offline

C’est pour moi l’aspect le plus séduisant. Bien sûr on peut arguer qu’aujourd’hui on est “online” partout, mais ce n’est pas vrai. On a pas tous une clé 3G et la réception n’est pas de qualité où que l’on soit. De toute manière, je n’ai pas envie de dépendre en permanence d’Internet pour tout ce que je fais ! OK, des fois, je n’ai pas le choix…

Le cloud d’aujourd’hui, c’est pour moi celui qui permet d’effacer la limite online / offline, de synchroniser mes devices entre eux, d’être connecté aux autres sans que cela soit un poids ou une contrainte. C’est ce que permettent des services comme Dropbox ou Evernote.

Des applications spécifiques !

Quand j’ai proposé à mes équipes d’accéder à mes notes par Evernote, ce qui m’a le plus intrigué, c’est de les voir tous utiliser l’application Web ! Pour ma part je ne l’utilise jamais. J’utilise les applications spécifiques pour Mac, pour Windows et pour iPhone. Ces applications vous font tout simplement oublier que vous utilisez un service en ligne !

Le business model

Beaucoup de services proposent un modèle gratuit tellement limité que l’on est obligé de se poser la question du service payant très tôt dès que l’on en fait un usage sérieux. C’est souvent à ce moment-là que l’on abandonne, car on n’a pas encore eu l’opportunité de s’en faire une bonne idée !

Evernote est un modèle de service que l’on peut pousser très loin avant de passer au modèle payant. Tous les utilisateurs dont j’ai eu connaissance qui ont eu un usage tellement intense que cela nécessitait le passage au “premium” ne se sont pas posé la question arrivé à ce point ! En fait de nombreux utilisateurs passent même au premium bien avant d’en atteindre les limites, simplement car le service rendu le justifie !

Je sais, je semble faire la publicité du service … Evernote veut être avec l’utilisateur dans la durée. Le business model est construit autour de cela, et ça me va !

Des extensions

Ce n’est pas ce qui attire le plus mon attention, mais le service ayant désormais une certaine notoriété, il était logique de voir fleurir quelques extensions. Outre le Scanner Fujitsu, je retiens surtout le Livescribe Smartpen auquel je resiste encore un peu… Je suis sûr qu’il y en a beaucoup d’autres que je ne connais simplement pas.

Ce que j’aimerais

L’archivage

Comme je l’ai dit, j’ai horreur de supprimer quoi que ce soit. Or il se peut que j’arrête certaines activités, ou même que je change d’emploi un jour. J’aimerais garder trace de tout cela sans que cela encombre mon horizon présent. Idéalement voilà ce que cela donnerait:

  • Je ne verrais plus les carnets de notes archivés (sauf dans une vues “archives”).
  • Les Tags uniquements utilisés dans les carnets de notes archivés ne seraient plus visibles non plus.
  • Les recherches se limiteraient aux carnets actifs, sauf option explicites à ce sujet.

L’interfaçage avec ce que j’utilise

Quand on en a beaucoup, on en veut toujours plus ! Certes, IFTT permt déjà pas mal de choses, mais je souhaiterait pouvoir utiliser plus facilement mes outils 2.0 avec Evernote:

  • Associer une note dans une carte dans Trello.
  • Pouvoir faire figurer de même une note dans un item de liste dans Producteev.
  • Pouvoir lier une note dans une conversation dans Yammer sans devoir transformer celle-ci en fichier !

Une gestion plus fine des tags

Les tags sont toujours globaux et c’est bien dommage. J’aimerais séparer ceux que j’utilise pour les différents carnets de notes et remonter leur visibilité au niveau global explicitement.

Le problème de ceci, c’est que c’est une fonctionnalité de geek qui rendrait l’utilisation d’Evernote nettement moins intuitive. Je dois me faire à cette idée: toutes les fonctionnalités ne méritent pas d’être implémentées…

Plus de possibilités de mise en page

Evernote n’est pas Word, et il offre déjà quelques fonctionnalités de mise en page simples pour les notes de tout les jours. Maintenant, ce serait bien d’avoir un peu mieux sans transformer l’outil en usine à gaz…

Une offre entreprise

J’utilise des carnets de note pour partager des éléments avec mes équipes. Il est assez facile d’imaginer comment étendre la fonctionnalité à un groupe d’un peu plus de 10 personnes:

  • L’utilisation d’un annuaire global ou l’on puisse ajouter / retirer des membres.
  • Une gestion de groupes, voir des groupes hiérarchiques auxquels on pourrait des droits en lecture ou en  écriture aux carnets de notes.
  • Une gestion de tags globaux et partageables.
  • Un quotas de volume définit au niveau de l’organisation.

A priori, ce n’est pas dans l’agenda de Phil Libin. Dommage…

Ce que je devrais essayer

Deux choses me viennent à l’esprit, que j’ai cité plus haut dans mon billet:

  • Le Livescribe Smartpen. J’avais utilisé précédemment le même accessoire (du moins dans sa génération précédente) de Logitech. Je dois avouer que c’est plutôt à première vue un gadget pour me faire plaisir.
  • Le stockage de documents.

Avec ce dernier point vient la question du passage en premium. Oui, je le ferais certainement, le prix du service est tout à fait modéré, et si mon volume de notes actuel ne le nécessite pas, l’usage que j’en ai aujourd’hui pourrait déjà le justifier.

J’attends maintenant avec impatience le prochain Evernote Meetup. Cela me donnera certainement de nouvelles idées d’usage.

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