Formons-nous à Kanban avec le FKUG

Zenika accueillait cette nouvelle réunion mensuelle dans le zLocalHost. Une foule très nombreuse s’y était donné rendez-vous pour cet opus dédié à la formation au Kanban et aux techniques associées.

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Un programme très chargé. Peut-être un peu trop, c’est vraiment tout ce que l’on pourrait reprocher à cette remarquable soirée !

Après le mot d’accueil du Sponsor soirée, Couthaier nous donne quelques nouvelles de l’association. Elle est très active il faut bien le dire. D’ailleurs la soirée suivante aura déjà eu lieu quand vous lirez ces lignes. Mais place à l’action.

Et l’action pour commencer, c’est avec Pascal Poussard et les essentiels de Kanban !

Initiation au Kanban avec Pascal Poussard

C’est toujours un plaisir pour moi d’entendre Pascal. Cette fois encore, il nous gratifie d’une session d’initiation au Kanban clair et énergique, se concentrant sur les aspect importants de l’approche. On pourra juste lui reprocher de faire des infidélités au Scrum User Group (dont il est l’un des membres éminents du bureau) pour faire une pige au FKUG !

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4 objectifs et 2 notions clé

La Kanban, c’est surtout 4 objectifs :

  • La qualité
  • Equilibrer le rapport demande / débit
  • Livrer souvent
  • Réduire la variabilité

Deux notions clé font de Kanban une approche radicalement différente.

  • La chaine de valeur : Ici, elle part de l’aval. C’est la demande qui contrôle la mise à disposition, d’où la fameuse notion de « flux tiré ».
  • Le temps de cycle : On ne parle plus de vélocité ou de capacité. Kanban se focalise sur le délai entre la demande et la mise à disposition au-delà de toute chose. Si cette notion n’est pas importante pour vous, sans doute n’êtes-vous pas un bon candidat au Kanban. Mais réfléchissez bien…

6 principes

Visualiser la chaine de valeur. C’est la première pierre du Kanban. Car visualiser cette chaine de valeur, c’est rendre compte de manière claire de ce qui se passe, créer une adhésion autour de celle-ci et permettre de « casser les silos ».

Limiter le travail encours (WIP limit). Ce principe est à la fois le moteur du flux tiré et de la réduction du temps de cycle.

Gérer le flux. Dans un système, le flux est limité par son goulot d’étranglement (théorie des contraintes). Cette dernière nous dit aussi qu’il y a nécessairement un goulot d’étranglement dans le système, qu’il faut décider (et non subir) où celle-ci se positionne et subordonner le système à cette contrainte.

Rendre les processus explicites. Comme les approches agiles, Kanban est une école de rigueur : les règles de passages sont clairement définies, ainsi que les procédures exceptionnelles.

Amélioration continue. L’observation et la mesure de ce qui se passe nous permettent de déterminer ce qui peut faire l’objet d’amélioration.

Feedback : Celui-ci vient des mesures et de la voix du client.

Pour quel contexte ?

  • Si notre flux de travail n’est pas équilibré.
  • Si notre chaine de travail est surchargée.

Comment commencer ? Avec ce que l’on a, simplement en rendant notre processus explicite. Puis en enclenchant des cycles d’amélioration.

Retrouvez ici la prestation de Pascal.

Ainsi que le support de sa présentation.

Le management visuel et l’Obeya, par Christophe Keromen

Au commencement

On commence fort avec Christophe en se posant la question suivante : pourquoi faire un management visuel ? Pour nous pousser à l’action ! Si celui-ci n’atteint pas ce but, il faut le jeter !

Pourquoi doit-il être visuel ? La Programmation Neuro-Linguistique nous dit que des 5 sens, le VAKOG de la PNL, c’est le sens visuel qui est dominant, car notre cerveau est efficace pour reconnaitre les motifs.

La question suivante sera donc : qu’en fait-on ? On va s’en servir pour rendre visible les problèmes, et rendre aussi visible le lien entre le problème (que l’on refuse souvent de voir) et l’action.

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Commençons avec un tableau Scrum…

Celui-ci nous permet de rendre visible la progression. Mais rend-t-il visible le challenge ? Permet-il de voir les « impediments », les boulets qui nous freinent ?

Christophe nous résume ainsi ce que le management visuel rend possible :

  • Voir ensemble
  • Agir ensemble
  • Apprendre ensemble

Pour permettre cela, il faut non seulement faire attention à l’information que l’on montre (et qui conditionnera tout le reste), mais faire en sorte que l’information représentée sur ce tableau soit :

  • Univoque
  • Visible
  • Interactive

Un tableau soigné

Cela commence en soignant ce tableau au niveau du contenu. Ce sont les « 3 U » :

  • Utile (ce qui n’est pas utile constitue une pollution)
  • Utilisable
  • Utilisé (quelle est la dernière chose que vous avez apprise avec le tableau ?)

Cela signifie aussi un tableau soigné du point de vue esthétique. Eh oui je confirme : personne ne va aller voir un tableau moche !

Du manangement visuel à l’Obeya

Que doit montrer d’autre notre management visuel ?

  • Les objectifs (le challenge)
  • Les règles
  • La vision

C’est de tout cela dont on parle quand on évoque l’Obeya. Mais l’Obeya, c’est aussi un espace, l’Obeya Room, à l’agencement très spécifique. Le but ? Se mettre en position de faire du Kaizen !

Retrouvez ici la présentation de Christophe Keromen en vidéo.

Ainsi que les slides de sa présentation.

La résolution de problèmes avec le A3, par Laurene Vol

Le A3, c’était probablement la présentation que j’attendais avec le plus d’impatience. Mais ce fut aussi probablement la présentation la plus faible, hélas. Non pas qu’elle fut mauvaise, mais elle est restée très « by the book ».

Un A3 pour traiter des problèmes

Et ces problèmes, comment sont-ils identifiés ?

  • De manière spontanée, durant l’itération, quand on tombe dessus !
  • En rétrospective
  • Via des indicateurs

Ces problèmes, Laurene nous propose de les collecter au sein d’un tableau, plus précisément dans une matrice de Merill-Covey. Vous connaissez déjà certainement.

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A partir de là, des règles nous permettront de déterminer la manière dont nous traiterons ces problèmes. Pour certains d’entre-eux, ce sera le A3 !

Du contexte à l’analyse

Le A3 débute avec une partie « contexte ». Elle répond à la question : Pourquoi en est-on là ?

Vient ensuite le « current state » : un état initial quantifié et si possible illustré avec un schéma. Si des contournements sont déjà mis en oeuvre, ils sont exposés.

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L’objectif, c’est l’état final désiré. Il est lui-même quantifié.

La partie délicate, c’est bien l’analyse. On privilégie l’analyse causale à l’aide de différentes techniques : les 5 pourquoi, les diagrammes de cause-effets ou les diagrammes en arêtes de poissons.

Vous avez trouvé mon compte-rendu trop succinct ? Regardez la vidéo de l’intervention de Laurene.

Son support de présentation est également disponible.

Kaizen & PDCA avec Julien Karoubi

Je dois avouer que Julien affronte des challenges que je n’oserai pas, même dans mes jours les plus téméraires.

Ainsi, pour illustrer le principe de l’amélioration continue, Julien a proposé un jeu !

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Ce jeu, Julien l’a imaginé spécialement pour cette soirée. Il s’agit d’effectuer des itérations et de consacrer un peu de temps pour trouver des améliorations de fonctionnement, à l’image du Ball Point. Ici, Julien s’évertue également de perturber le système en intervenant au milieu des itérations, histoire de casser de rythme et voir comment l’équipe réagit !

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Résultat moyennement concluant. On arrive à la même productivité avec ou sans temps consacré à l’amélioration. Mais on doit pendre en compte que du temps de travail est alors consacré aux rétrospectives. Il faut dire que les tranches de temps sont réellement très courtes, surtout pour les rétrospectives. Voyons en video ce que cela donne.

Il était aussi audacieux de la part de Julien de faire ce jeu dans une configuration de soirée « plénière » : Il y avait 80 personnes dans le showroom Zenika, probablement moins de 10 pouvaient voir et suivre réellement ce qui se passait.

Quoi qu’il en soit, cette cassure était bienvenue dans ce marathon de présentations !

Key Performance Indicators pour Kanban, par Yannick Quennec’hdu

Yannick est très, très affuté (et expérimenté) sur les mises en place de Kanban et les mesures associées dans des contextes multi-équipes. On pouvait s’attendre à une présentation de haute qualité, nous l’avons eu !

Parlons pré-requis

Toutes nos présentations s’articulent bien ensemble, car pour Yannick, un pré-requis important est … la mise en place d’un management visuel ! Bon, il n’y a pas que cela. Il faut aussi que notre Kanban soit « stabilisé » également. Nous ne devons pas non plus perdre de vue notre objectif : rendre factuel notre Kanban !

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Les indicateurs

Ils sont classiques, mais ça ne fait pas de mal de les reprendre :

Le Lead Time : combien de temps entre une « commande » et un client servi.

Le temps de cycle : Le temps séparant deux évènements identiques. C’est donc l’inverse de la fréquence et vice-versa.

Le débit : Le nombre d’items livrés dans un laps de temps donné. Là on ne parle plus d’étape du processus, mais de ce qui sort du Kanban !

Le travail en cours : combien d’éléments sont en élaboration aux différentes étapes du processus !

Le diagramme de flux cumulé est l’outil de prédilection permettant de mesurer et voir évaluer la plupart de ces indicateurs. Ca, c’étaient les bases. Et maintenant, voici…

Le grand Mix

Ces indicateurs se combinent pour voir les corrélations entre ces indicateurs.

La loi de Little : Elle indique que le temps pour terminer est inversement proportionnel à l’en cours. Donc réduire l’en-cours augmente le débit !

La prédictibilité : Un indicateur compliqué, basé sur le débit et la taille des tickets.

L’efficience : Pour mesurer dans notre processus, le temps qui ajoute de la valeur au produit. En pratique, on isole les zones tampon et l’on mesure le temps que le ticket y passe.

La qualité : C’est le coût de la non-qualité qui est mesurée, via des « tâches rework », par exemple. Yannick utilise cela pour mesurer la valeur économique de l’accroissement d’une équipe de tests !

Variabilité : Ces variabilités peuvent être locales ou globales.
Je vous recommande la vidéo de l’intervention très riche de Yannick

Et aussi, bien sûr, le support de sa présentation.

Mesure de la maturité par Nicolas Lochet

La soirée n’est pas encore tout à fait finie ! Nicolas nous expose à la vitesse de la lumière une grille d’audit de maturité Kanban, basée sur les éléments du livre de Laurent Morrisseau.

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Il n’y a pas de support de présentation, car Nicolas nous présentait directement sa feuille Excel (que je n’ai pas non plus). Hélas, nous n’avons pas également de captation vidéo de cette intervention.

Enfin, un petit « preview » ne fera de mal à personne : voilà !

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On a soif !

Il est plus que temps d’aller au ravitaillement. Vider le frigo rempli de bières et les petits fours et autres provisions de bouche laissées à disposition, telle était notre dernière tâche !

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Ce que j’en ai pensé

Ce Meetup était vraiment très riche. La mission était d’initier le plus grand nombre aux éléments de base de Kanban. Les diverses présentations ont réellement rempli ce rôle. En fait l’agenda était même trop ambitieux. Nous aurions eu de la matière pour deux soirées ici.

Second point, bien que mineur : je n’ai pas compris la nécessité de rendre cette soirée payante. D’autant qu’étant hébergée chez Zenika, tous les coûts étaient assurés par l’hôte ! Cela n’a pas freiné les ardeurs (et la contribution demandée était minime) et cela a certinement alimentée la caisse de l’association.

Le FKUG montre une fois de plus son dynamisme, non seulement à organiser une soirée par mois, mais à varier les formules de ces soirées. Un rythme et une variété que j’avais escomptée pour le Scrum User Group il n’y a pas si longtemps que cela, et qui reste à retrouver.

L’association organisait aussi en décembre une soirée jeux, je n’ai malheureusement pas pu y participer. J’attends avec impatience l’année prochaine !

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