Quand Tom Baeyens inaugure le BPM Professional Group

Quand on pense BPM et Open-Source, on pense toute de suite à jBPM ou Activiti ! Derrière ces 2 projets, un même homme : Tom Baeyens ! On ne pouvait rêver mieux pour inaugurer le BPM Professional Group au zLocalHost de Zenika ! Ce ne sera pas le seul intervenant de cette soirée, car Fayçal Mehrez viendra nous parler d’indicateurs de performance en entreprise et de l’usage de BPM dans ce cadre !

A la découverte d’Effektif, avec Tom Baeyens !

Effektif, c’est la nouvelle structure de Tom Baeyens, qui s’éloigne maintenant d’Activiti et Alfresco pour une nouvelle aventure. Mais ce n’est pas pour faire la promotion de son outil qu’il sera là ce soir, mais bien pour nous parler de BPM.

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Pourquoi BPM ?

C’est une question essentielle, car il serait irréaliste de penser que BPM est une évidence pour les entreprises. Il s’en faut de beaucoup. Nous ne sommes que 40 ce soir, et non des centaines !

Le BPM, c’est avant tout voir les processus de l’entreprise comme des activités répétables. Un outil BPM modélise non pas des processus, mais des templates de processus ! les processus eux-mêmes en sont les instances.

Par rapport à ces processus, et oserais-je dire par rapport à la « normalisation de ces processus », BPM permet une agilification avec une réelle facilité d’amélioration et de déploiement de ces nouvelles versions de processus. Nous aurons l’occasion de revenir sur cette conjonction entre agilité et BPM qui est en fait bien plus complexe, lors d’une prochaine rencontre. Pour Tom Baeyens, cela s’articule en 4 éléments principaux.

1 – L’organisation des tâches

Un modèle BPM permet non seulement de définir, mais surtout d’implémenter « qui fait quoi », et d’éviter ainsi les incompréhensions entre acteurs.

2 – Le bon niveau de contrôle

Un moteur BPM permet de garantir le respect des règles telles qu’elles sont définies et appliquées. Hum ! Voici une déclaration qui a bien plus des relents de Taylorisme que d’agilité ! Toutefois, le BPM permet aussi de laisser libre le fonctionnement au niveau ui est décidé ! D’ailleurs l’un des apports les plus intéressants d’Effektif est l’intégration d’une notion de « case management » au sein de l’outil !

3 – Transparence sur ce qui se passe

Un moteur BPM permet de centraliser les informations sur l’activité, permettant de savoir qui fait quoi, mais aussi de remonter aux causes racine d’un problème en s’appuyant sur un audit trail.

4 – Coordination de grand volumes de processus

Un moteur BPM permet de monitorer ce qui se passe sur plusieurs milliers (millions ?) d’instance de processus simultanément, et d’assurer la consistence de leur traitement. Comme le dit Tom, cela permet aussi de surveiller les « employés distraits ». Quand je vous parlais de Taylorisme…

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Qu’est-ce qui a changé ?

Le BPM n’est pas un nouveau-né ! C’était déjà un sujet d’actualité au début ou au milieu des années 90 quand la modélisation était l’une de mes activités principales ! Mais le paysage a incontestablement changé ces dernières années. Tom Baeyens concentre son propos sur 3 points

1 – Le cloud dans l’entreprise

L’utilisation des services est aujourd’hui une évidence, que les DSI le veulent ou non. Et dans ce cas, elles se font tout simplement contourner ! Toutefois les reservoirs d’information n’ont pas disparu des entreprises, et il faut savoir fonctionner en environnements hybride !

2 – Focus sur l’expérience utilisateur

Les applications d’entreprise sont traditionnellement mauvaises sur cet aspect. Et au sein des applications d’entreprises, les applications BPM seraient plutôt les pires ! Pourtant, être incapable de proposer une expérience utilisateur de qualité dans ce domaine n’est pas une fatalité : IFTT fait un excellent travail à cet égard, avec ses « recettes » !

Autre problème dans ce domaine : la surcharge d’emails ! Hélas, s’en passer semble illusoire, car l’email reste le plus petit dénominateur commun ! Mais les outils de case management tels que Yammer, Jive, Huddle ou Asana permettent d’entretenir des « discussions riches » auxquelles on peut ajouter du contexte et garder tout le monde dans le même échange !

3 – Le point de souffrance du BPM

Le BPM est une problématique métier. Hélas, il ne faut pas longtemps pour que cela devienne un projet IT ! Et avec cette transition arrive les questions de management « lourd », les temps de cycle long… Il est nécessaire de séparer la partie « expérience utilisateur » de la partie « projet IT ». Car ne rêvons pas : la customisation nécessitant de faire des développements restera vrai !

Voici Effektif

Effektif permet de laisser entre les mains des utilisateur métier la modélisation des processus, tant que celle-ci reste simple. Et l’on s’inspire ici de ce que fait IFTTT ! Puis l’outil dispose d’API pour permettre d’y adjoindre des traitements « custom »!

Il est temps de passer à la démo. Plutôt que de la décrire, je vous propose cette vidéo, hélas d’assez mauvaise qualité : je n’étais pas très bien placé et tenir un appareil photo à bout de bras pour filmer pendant 20 minutes … eh bien il y a mieux ! Désolé donc pour l’effet « mal de mer » si vous avez le courage de la regarder !

Techniquement, Effektif s’appuie sur des choses assez simples : Tomcat et MongoDB ! Et encore, seul le moteur de servlet de Tomcat est réellement utilisé. Pour Tom Baeyens, le début de l’aventure commence bien, avec le reconnaissance de la validité de son modèle par le Gartner ou Tech Crunch. Et bien d’autres choses dans la roadmap…

Vous avez raté la performance de Tom et ma prose vous laisse de marbre ? Voici la vidéo !

BPM dans un contexte industriel, par Fayçal Mehrez

C’est d’analyse de la performance d’entreprise avec le PLM dont Fayçal va parler. Pas évident d’évoquer ce sujet qui n’est pas réellement attendu par le public !

Quand on parle PLM, on pense souvent « outil de PLM ». Mais le PLM c’est avant tout un processus, un concept structurant de gestion de produit pour dire à une société comment elle doit fonctionner. Décidément, je suis verni ce soir : après le Taylorisme, voici venir l’ERP dans son habit de lumière !

Trêve de plaisanterie : ce dernier point fait la jonction avec l’univers du BPM, car la démarche PLM passe par la mesure de la performance, une chose que permet justement les moteurs de BPM !

Il y a 3 axes à cette démarche :

  • Une méthodologie de performances
  • Une démarche de transformation
  • Une approche BPM
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Parlons de performances

Attention, quand on parle « performances », on pense souvent à la performance financière uniquement. C’est une erreur. Par exemple, dans un processus RH, la performance ne concerne pas le coût du processus d’embauche, un aspect qui est en fait souvent marginal, mais bien l’adéquation par rapport aux besoins futurs de l’entreprise, la réduction du turn-over, etc.

Par ailleurs, la performance ne se décrète pas, mais se construit.

Mais aussi, dans un cadre PLM, on peut avoir un objectif stratégique de réduction du « time to market ». Cet objectif se décline en objectifs opérationnels, comme par exemple réduire le délai de développement.

Pour ce faire, on développera plusieurs axes :

  • Améliorer la conception
  • Réduire les volumes de développement
  • Multiplier les ressources

Quels outils pour mettre en oeuvre cela ?

C’est également une démarche de transformation

Il n’y a pas d’outil unique dans cette démarche. L’un des classiques est le Balanced Scorecard. Fayçal préfère la « feuille de route stratégique ». On parle bien de feuille de route, et non de carte ! Si j’ai bien compris, elle aide à partir des objectifs stratégiques à décliner les objectifs opérationnels à l’aide d’une approche type « 5 pourquoi ». Mais en vérité, je ne pense pas avoir tout suivi correctement.

L’autre volet de cette transformation, ce sont les hommes ! 80% de la performance vient de l’humain. Aussi est-il important de donner du sens à ces changements. Enfin un point commun avec l’agile ! Et n’oublions pas que la première étape d’une transformation est une baisse de performance !

L’apport du BPM

Le BPM permet de donner de la cohérence aux processus. La finalité du PLM est intrusive : obtenir des processus répétitifs et contrôlables. De nombreux aspects de l’intérêt du BPM dans une démarche PLM me rappellent les finalités de l’urbanisation des systèmes d’information (décidément, je boirais la coupe jusqu’à la lie) : partir de standard de processus, permettre l’alignement sur les processus (alignement d’un peu tout).

Petites reflexions personnelles

Ne nous voilons pas la face : nous étions venus pour Tom Baeyens ! Il ne nous a pas déçu, autant par la clarté de sa perception du BPM que par sa démonstration d’Effektif !

Le thème abordé en seconde partie est assez éloigné de mes préoccupations. Mais il met en relief certains éléments que je percevais quelque peu : le monde du BPM reste fondamentalement assez éloigné de celui de l’agilité. Un avis à tempérer toutefois avec la flexibilité qu’il permet d’une part, et l’ajout de dimensions « non prédictives » d’autre part !

Bref, cette session m’aura aussi alimenté en reflexions sur le BPM et l’agilité, bien plus que je ne l’espérais. Et cela nous donnera du grain à moudre pour une future rencontre « BPM Pro » !

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